Cómo conservar avisos de filtraciones de datos e incidencias

Cómo comprobar el aviso sin caer en otro engaño

No pulses enlaces ni descargues adjuntos solo porque el mensaje utiliza el logotipo de una empresa. Entra por una dirección oficial que ya conozcas o contacta mediante un teléfono obtenido de un canal fiable. Pregunta si existe la comunicación y guarda la respuesta.

Conserva también el aviso que resulte falso: puede formar parte del engaño. No lo mezcles con una comunicación auténtica. En el registro escribe, por ejemplo, «mensaje recibido que aparenta proceder de la empresa; autenticidad pendiente de comprobar».

No envíes una copia de tu DNI ni códigos de acceso como respuesta automática al correo. Si la empresa necesita verificar tu identidad para atender una solicitud, confirma el procedimiento y proporciona solo lo necesario por un canal adecuado.

Cómo guardar el aviso según el canal por el que llegó

Correo electrónico

Descarga el mensaje original y conserva sus adjuntos seguros. Guarda además una copia de lectura si la necesitas, pero no sustituyas el mensaje por una impresión. Si recibes una rectificación, conserva ambas versiones con sus respectivas fechas.

SMS o notificación de la aplicación

Captura el mensaje completo, el remitente mostrado y la fecha disponible. Si la notificación abre un aviso dentro de tu cuenta, conserva también ese contenido, siempre que puedas acceder por la aplicación oficial. Una notificación breve puede desaparecer y no contener toda la información.

Área privada o página web

Guarda la dirección, la fecha de consulta y el contenido visible mediante capturas o PDF. Si hay un documento descargable, conserva también ese archivo. No difundas enlaces de acceso privado que incluyan códigos o tokens.

Carta en papel

Conserva el documento y, si aporta información relevante de envío, el sobre. Puedes escanearlos para trabajar con copias, pero guarda los originales. No escribas tus observaciones encima de ellos.

Qué información del aviso interesa identificar

Revisa si se describen los datos afectados, las consecuencias posibles, las medidas adoptadas y el contacto para obtener información. La AEPD explica el contenido de las comunicaciones de brechas a las personas afectadas.

No conviertas una posibilidad en un hecho confirmado. «Podrían haberse visto afectados datos de clientes» no significa necesariamente «se ha publicado mi documento de identidad». Guarda la formulación exacta y solicita que se concrete tu situación cuando sea posible.

Si el aviso cambia, registra qué añadió o corrigió la empresa. Evita reemplazar el primer archivo por el segundo con el mismo nombre: las versiones pueden ayudar a reconstruir cómo evolucionó la información.

Cómo conservar un ticket o número de incidencia

1. Antes de enviar el formulario, guarda el texto de tu comunicación y la lista de documentos que adjuntas.
2. Después, conserva el número de ticket, fecha y confirmación de recepción.
3. Si puedes consultar el expediente en el área privada, descarga las respuestas o guarda capturas completas.
4. Conserva también las comunicaciones que anuncian un cambio de estado o el cierre de la incidencia.
5. Anota si la respuesta atiende tu petición o si necesitas insistir, sin modificar los mensajes anteriores.

El número de incidencia acredita una referencia del sistema, pero no siempre demuestra qué contenido enviaste. Por eso necesitas ambos elementos. Que figure «cerrada» tampoco significa necesariamente que el problema esté resuelto o que aceptaras la respuesta.

Si no recibes justificante, guarda la pantalla disponible y pide confirmación. No repitas de forma masiva el formulario: puedes generar referencias distintas y dificultar el seguimiento.

Qué pedir a la empresa para aclarar lo ocurrido

Una comunicación útil identifica la cuenta o relación contractual, el aviso recibido y las dudas concretas. Puedes pedir que se aclare qué información tuya resulta afectada según lo conocido, qué medidas debes tomar y cuál es el canal de seguimiento.

Si existe delegado de protección de datos, utiliza su contacto oficial cuando corresponda. No pidas indiscriminadamente la base de datos filtrada ni registros de otros clientes. Tu expediente debe centrarse en los hechos que te afectan.

También puedes solicitar que se conserven los elementos relacionados con tu incidencia y un período concreto para esclarecerla. Esa petición no equivale a una orden judicial ni garantiza una conservación ilimitada. Si existe riesgo de pérdida de registros relevantes, conviene valorar pronto actuaciones policiales o judiciales.

Evita pedir automáticamente que borren toda la cuenta y todos sus registros antes de valorar qué necesitas preservar. Los derechos de acceso, supresión y limitación tienen presupuestos y límites diferentes. Solicitar asesoramiento ayuda a compatibilizar la protección de tus datos con la conservación necesaria para una reclamación.

Qué guardar si todo se ha hablado por teléfono

Anota fecha, hora, canal, referencia facilitada y un resumen fiel de lo que te dijeron. Distingue una cita literal que recuerdas con seguridad de tu resumen. Si no conoces el nombre de quien atendió, no lo inventes.

Después puedes remitir una comunicación escrita que identifique la llamada y solicite confirmación de los aspectos importantes. Guarda ese envío y su respuesta. Tu nota personal ayuda a ordenar el caso, pero no demuestra por sí sola que el interlocutor hiciera todas esas manifestaciones.

Si ya existe una grabación obtenida lícitamente, conserva el archivo completo y no lo difundas. La licitud y utilidad de una grabación deben valorarse según las circunstancias; esta guía no autoriza a interceptar comunicaciones ajenas.

Cómo preparar una cronología comprensible

Ordena el expediente en cuatro grupos: avisos recibidos, peticiones enviadas, justificantes y respuestas. En una relación aparte, indica la fecha, el archivo correspondiente y qué aporta.

Ejemplo: «Día 1: aviso general; día 2: solicitud de aclaración, ticket 123; día 5: respuesta que concreta las categorías de datos». El número es solo ilustrativo. Si desconoces cuándo se produjo el acceso, escribe «fecha no facilitada».

No atribuyas automáticamente una llamada fraudulenta posterior a esa brecha. Puede ser un indicio que merezca investigar, pero necesita contraste. Conserva la llamada o mensaje por separado y explica la posible relación como hipótesis.

Qué revisar antes de reclamar

• Tienes el aviso completo, no solo el asunto del correo.
• Has conservado las diferentes versiones.
• Dispones del texto enviado, adjuntos y justificante de cada petición.
• Has separado las fechas y los hechos confirmados de las posibilidades.
• Guardas otra copia protegida, accesible aunque pierdas la cuenta afectada.

La denuncia de un posible delito, una reclamación de protección de datos y una petición de indemnización son actuaciones diferentes. En Tot Dret Advocats podemos valorar qué vía corresponde y qué información falta, sin que tengas que resolver por tu cuenta el origen técnico de la brecha.